江苏安全技术职业学院行政公文处理实施办法
发布人:郝允龙  发布时间:2020-11-28   浏览次数:25

江苏安全技术职业学院行政公文处理实施办法

第一章 总 则

第一条 为使我校公文处理工作进一步规范化制度化科学化,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》,(中办发〔2012〕14号),结合学校实际 ,制定本办法。

第二条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,确保国家秘密的安全。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 学校党政办公室是我校行政公文处理的管理机构,要准确、及时、安全处理全校的行政公文,同时做好归档、保存工作;并指导各部门、各单位的公文处理工作。

第六条 各部门、各单位应当高度重视公文处理工作,严格实行公文分层把关责任制。各部门、各单位要明确政策水平和文字水平高的同志负责公文起草工作,保证公文质量。分管校领导和各部门、各单位负责人要对拟发公文进行严格把关,对公文的内容、种类、格式等认真审核,并签署姓名,承担责任。

第七条 精简公文数量、严格发文要求,与已发文件雷同或没有实质内容、可发可不发的,一律不再发文。压缩事务性文件,严格控制表彰奖励类文件,可以通过当面协商或者利用现代通信和技术手段等方式解决的事项,一般不再制发文件。

第八条 大力推行电子公文,充分利用网络信息技术实现行政公文的流转与处理,减少纸质文件,降低运行成本,提高办文效率。

第二章 公文种类

第九条 我校常用的行政公文种类主要有:

(一)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销校内各单位不适当的决定事项。

(二)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(三)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文,任免人员。

(五)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(六)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级单位的询问。

(七)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

(八)批复。适用于答复下级单位的请示事项。

(九)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十)纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。  

(四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。  

(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成,如苏安院党﹝2020﹞号、苏安院﹝2020﹞号。党政联合发文,使用党委文件字号;属于党委、行政各自职权范围内的工作,不得联合行文;职能部门联合行文,使用主办部门的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。  

(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。  

(八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。  

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。  

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。  

(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。  

(十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。  

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。  

(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。  

(十八)页码。公文页数顺序号。  

第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。  

第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行

第十三条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

章 行文规则

第十四条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十五条 根据发文单位与收文单位的行文关系,公文一般分为上行文、下行文、平行文3种。学校公文行文按以下规定办理:

(一)上行文:向上级机关的行文。一般用请示、报告等文种。应当遵循以下规则:

1.上行文原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

2.向上级主管部门的请示事项,应当提出倾向性意见。

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

3.学校上行文中有涉及其他单位职权范围内的事项,应先与有关单位协商,取得一致意见后方可行文;经协商不能取得一致意见的,应列明各方意见及理据,提出建设性意见,并与有关单位会签后上报。

4.除上级机关领导同志直接交办的事项外,原则上不以学校名义向上级机关领导同志个人报送公文。原则上不以校领导个人名义向上级机关及领导同志报送公文。

5.拟请上级机关领导同志出席学校重大活动并讲话时,一般在报送请示的同时附上经学校主管校领导审核过的讲话代拟稿。落实上级机关领导同志批示的情况报告,应当附领导同志批示复印件。

6.学校各职能部门向上级主管部门请示、报告重大事项,反馈重要意见,应当经学校行政同意或者授权,并报分管校领导或主要校领导审批后,由党政办公室办理。

(二)下行文:校内发文,即以校行政的名义向校内各单位发布的公文,以及党政办根据校行政授权向校内各单位的行文。一般多用通知、通报、意见、决定、批复等文种。

学校党政办公室根据校行政授权可以向校内各单位行文;各职能部门不能发布指令性公文和政策性公文。

(三)平行文:同级或不相隶属的单位之间行文,一般用函等文种。

根据具体工作需要,各部门、各单位可在规定的职权范围内,以各自单位函件或学院函件形式与业务对口部门、同级单位的有关部门等其他校外单位进行商洽工作和沟通一般事务性问题,由单位负责人签批后发出。

第十六条 属学校全局性、指令性文稿,由党政办公室行文。各职能部门依据职权范围发起行文。各部门、各单位不得以学校名义对外行文。

第十七条 领导签发后的文件,职能部门不得再做改动,若确需改动须经原签发领导同意。对擅自改动领导签发过的文件的直接责任者,要按有关规定给予纪律处分。

第五章 公文拟制

第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条 公文起草应当做到:

(一)符合党的理论、路线、方针、政策和国家法律法规,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(五)部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

(六)制定政策性文件,主办职能部门应先向分管校领导汇报,经同意后送法律顾问审核,并在一定范围内公开征求意见,经法律顾问审核无异议后,送学校党政主要领导和党政办公室,由校长办公会议讨论研究通过后行文。

第二十条 公文文稿签发前,应当由党政办公室进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合党的理论、路线、方针、政策和国家法律法规;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其它内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

第二十二条 严格实行先审后签制度。机关各职能部门发文时,由承办人员拟稿,填写发文申请单,经处室负责人核稿后,送党政办公室核稿、编号。各处室负责人未审核签字的,不得送党政办公室。

第二十三条 公文应当经主管校领导审批签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期。

第二十四条 以各职能部门名义制发的公文,由各部门参照本办法处理,重要工作应请示分管校领导后由部门负责人签发。联合发文由所有联署部门的负责人会签。

第六章 公文印发

第二十五条 签发后的公文,由主办单位负责公文样稿的校对工作。

第二十六条 公文正式印制前,党政办公室应当进行复核,复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。确认无误后,普通公文送印期限一般不超过2个工作日,紧急公文应及时送印。主办单位不得擅自修改复核后的公文,如有疑义及时报学校办复审。

第二十七条 凡以学校行政和党政办公室名义印发的公文,统一由党政办公室按有关规定安排印制。公文印制应保证质量和时效,普通公文的印制期限一般不超过2个工作日,紧急公文收到后立即印制。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

第二十八条 一般事务性上行文和平行文由主办单位自行报送,重要上行文由党政办公室报送。下行文由党政办公室在校园网上发布并打印存档。分发前,应当对公文的印发质量进行检查。

第二十九条 公文印发要厉行勤俭节约,推行通过办公自动化系统发送公文的方式。

第七章  收文办理

第三十条 收文单位为江苏安全技术职业学院党委、江苏安全技术职业学院或者江苏安全技术职业学院党政办公室(党委办公室、校长办公室)的公文由党政办公室统筹办理。

第三十一条 由校外单位直接寄送学校职能部门、直属单位的公文,参加会议带回的公文,以及通过网络平台、传真等方式接收的公文,凡接收对象为学校党委和行政的,或接收对象为职能部门但内容涉及重要专项业务的,须及时送党政办公室,由党政办公室按照收文程序处理。属一般业务性公文的,可按业务分工由主管部门或单位承办。

第三十二条 收文办理程序包括:

(一)审核。党政办公室应对校内各单位呈报学校和校领导的请示、报告类公文进行审核。审核重点:主送校领导是否合适,是否符合行文规则(如应当由本单位主要负责人签发,不得越级行文,报告中不能夹带请示事项,请示应当一文一事),涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签,公文格式是否符合规范等。经审核不符合规定的公文,及时退回呈报单位并说明理由。

(二)登记。详细记录公文的主要信息和办理情况。校外来文应由学校办统一填写《江苏安全技术职业学院收文审阅单》,将公文标题、密级、收文字号、发文单位、收文日期及办理情况逐项填写清楚。对上级机关重要的电话指示、通知、答复,应记录来电机关、人员姓名、时间、内容,用公文纸誊抄清楚,签署接电话人姓名,视同校外来文登记处理。

(三)批办。党政办公室负责人根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见,呈报校领导批示或转有关职能部门研办。对需要两个以上部门办理的,应当指明主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

(四)承办。党政办公室根据校领导批示和工作需要将公文及时送承办单位办理。承办单位对交办的公文应及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕,严禁积压延误、错办漏办。

(五)催办。党政办公室对公文的承办情况进行督促检查,及时了解公文的办理进展情况。对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办。

(六)办结。公文的办理结果应当及时答复呈报单位,并根据需要告知相关单位。办理完毕,承办单位应在收文处理单的落实情况中写明办理情况与结果,签署姓名与日期,并将来文及有关资料返回党政办公室。

第八章 公文管理

第三十三条 学校各单位应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第三十四条 公文应及时根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。

第三十五条 不具备归档和保存价值的公文,经过鉴别并经单位负责人批准可以销毁。涉密公文应当按照有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须按照有关规定履行审批登记手续,由党政办公室统一到指定场所监销,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十六条 未经发文单位或者其上级机关同意,不得转发涉密公文,不得变更密级、保密期限。不宜公开的公文,不得违规转发、传输、发布。

第三十七条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经学校主要领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

第三十八条 涉密公文的全文、摘要以及标题、发文字号等信息应当与公文一起严格按保密要求管理,解密前均不得在无密的文件、简报资料、刊物、网站等使用,召开会议传达的,不得进行新闻报道。

第三十九条 公文的撤销和废止,由发文单位或者其上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第四十条 校内信息系统发布或以电子邮件形式发送的公文,应当履行公文处理相关程序,并同印发的纸制公文具有同等效力。

第九章 附 则

第四十一条 学校各职能部门、各学院、直属单位公文处理工作,可以参照本规定执行。

第四十二条 实行公文考核制度,科学评价校内各单位公文办理工作,将公文办理情况作为单位年度考核的重要指标。

第四十三条 实行公文处理责任追究和定期通报制度。有以下情形并造成不良后果的,责任人须承担补救或改正的责任,情节严重的,按有关规定予以问责。

(一)未履行审核把关职责,或者审核把关不严的;

(二)未按规定时限办理,或者违反公文处理程序的;

(三)擅自行文,或者随意扩大(缩小)发送范围的;

(四)涉密文件未定密审核的;

(五)未正确标注公开属性的;

(六)未履行会签程序,或者会签单位存在不同意见未说明情况的;

(七)以二级单位函件形式印发指令性公文等越权行文的;

(八)未认真履行主办单位校对公文责任的;

(九)其他违反公文处理规定的行为。

第四十四条 本规定从发布之日起施行,由党政办公室负责解释。