江苏安全技术职业学院档案管理实施办法

第一章 总 则

第一条 为了加强江苏安全技术职业学院档案工作，提高档案理管水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会经济发展服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《江苏省档案管理条例》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《江苏省高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学校在从事党政管理、招生、就业、教学、科研以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 档案是学校的宝贵财富。档案工作是学校重要的基础性工作，是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。学校应加强对档案工作的领导，严格实行部门立卷制度，做到“三纳入”“四同步”，即纳入学校整体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度，纳入各单位工作职责和相关各级各类人员的职责范围，并做到同时布置、检查、总结、验收。

第四条 江苏安全技术职业学院所有单位和个人都应当遵守本暂行办法，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的责任与义务。

第五条 档案工作必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。

第二章 管理体制与职责

第六条 学校档案工作明确一名校领导分管，遵循统一领导、分级管理的原则。学校设立综合档案室，各部门设兼职档案员，建立全院档案信息网络，业务上受主管厅、教育厅和上级档案部门等的指导、监督、检查。各部门分管档案工作负责人分管本部门档案工作，兼职档案员具体承办本部门档案工作。

第七条 学校综合档案室的主要职责是：

（一）宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，提高全校师生员工的档案意识；

（二）制订学校档案工作发展规划、工作计划及规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）指导、协助各部门做好各类档案的归档工作，根据不同门类、不同载体档案材料归档的特点，及时做好档案的接收、分类、鉴定、统计、保管和利用工作；

（四）科学地管理档案，在开展档案开放和利用工作的同时，严守档案机密，确保档案安全；

（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，多途径、多形式地开发档案信息资源，积极为学校的发展提供服务；

（六）负责学校档案工作网络建设和档案工作的业务指导，对全校专、兼职档案工作人员进行业务培训，努力提高档案工作人员的素质和档案工作水平；

（七）完成学校领导交办的其他相关任务。

第八条 学校各职能部门、教辅单位和各二级学院均有履行《中华人民共和国档案法》的责任和义务，切实做好本单位档案工作，落实档案工作责任制。学校负责教学管理、科研管理等相关部门还要与综合档案室密切配合，组织各二级学院做好相关档案的归档工作。同时接受学校综合档案室的业务指导、监督和检查。

第九条 学校档案工作人员（包括专职和兼职档案员），应遵纪守法，爱岗敬业，尽职尽责，忠于职守，学习档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第三章 文件材料的形成与归档

第十条 归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式的材料。各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。每位立卷人应按照工作程序和要求以及纸质文件材料和电子文件材料自然形成规律加以整理组卷，编排页号或件号，由立卷单位按期、保质统一移交学校综合档案室。

第十一条 对于个人在从事学校教学、科研、管理等职务活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要材料可按征集、代管等方式处理。

第十二条 各级干部和工作人员调离、提拔或退休时，应主动将其在岗形成的应归档的文件材料移交给本单位档案员归档，不得据为己有或擅自销毁。本单位分管档案工作的负责人也应主动要求其清理所存文件材料并进行归档，以维护学校历史记录的完整与系统。

第十三条 学校任何单位和个人在从事教学、科研、管理等职务活动中，接收的具有档案史料价值的各种载体的文件材料及实物，应按规定及时归档，不得据为己有。

第十四条 学校实行由文件材料形成部门立卷制度（简称部门立卷制度），学校职能部门、教辅单位和各二级学院均系立卷单位。每个单位的档案工作应与各项工作“四同步”管理，进行材料积累、立卷，由立卷人按立卷单位统一收集、整理、立卷、归档。学校综合档案室按立卷单位接收档案。

第十五条 归档范围

依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案工作实际情况，我校归档范围分为十一个方面：

（一）党群类：主要内容包括党务管理工作形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（二）行政类：主要内容包括行政管理工作形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（三）教学类：主要内容包括学生管理、教学管理、教学研究和教学实践活动以及招生与就业工作中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（四）科研类：主要内容包括科研管理和科学研究实践活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（五）基建类：主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（六）设备类：主要内容包括属于学校固定资产的各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（七）出版类：主要内容包括学校自行编辑出版的学报、教材及其他学术刊物审稿单、原稿、样书等具有保存价值的、不同载体的文件材料。

（八）外事类：主要内容包括外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（九）财会类：主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（十）声像类：主要内容包括反映学校各项活动和历史发展的具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体（照片、录音录像、PPT、影视胶片、缩微胶片、光盘等）以及相配套的文字材料。

（十一）实物类：主要内容包括在学校教学、科研、管理等各项活动中形成的、或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物。

第十六条 归档时间

（一）党群类、行政类、外事类、出版类档案和能按年度归档的档案在次年四月底前移交归档；

（二）教学类档案应在次年九月底前移交归档；

（三）科研类档案应在项目完成后两个月内移交归档；

（四）基建类档案应当在项目完成后两个月内移交归档；

（五）设备类档案在开箱验收、安装、调试后两个月内移交归档；

（六）财务类档案于每年年终立卷，由财务部门保管两年，于次年五月底前移交归档；

（七）声像类档案应于录制编辑试放后两个月内移交归档。

（八）实物类档案应当在活动结束后两个月内移交归档。

第十七条 文件材料的积累分工

（一）省委、省政府、省教育厅、省应急管理厅和徐州市委、市政府、市教育局等下发的综合性文件由学校办公室立卷归档。专题性、专业性或业务性文件由两办文书根据校领导的批示，交由承办单位办理完毕后，由各承办单位负责积累归档。

（二）以学校党委和学校名义上报或下发的综合性文件由办公室负责立卷归档。各职能部门上报和下发的文件材料由各职能部门负责积累归档。

各部门、各单位呈送学校有关部门的请示、报告，由请示、报告部门负责立卷归档。各部门形成的文件，都要实行文件两套制，除按规定立卷归档外（原稿和打印件），多留一套打印件，按发文字号排列，由各单位保存备用。

两个以上单位共同办理的文件，由主办单位积累归档。各单位报学校各相关职能部门的材料，由各相关职能部门负责立卷归档。

（三）教学计划、课程标准的定稿、复印本、试题、试卷分析、本校录制的各种教学录音、录像带、师资培训计划、总结、典型材料、教师任课和完成工作量情况的调查报告、全校学生实习计划、学生成绩报告表、毕业生质量调查材料等由教务处和相关部门积累归档。

人才培养方案 、典型教案、实习计划、实习总结、学生实习的典型报告、优秀学生的毕业设计、论文等方面材料由各二级学院负责积累归档。

学生学籍登记表、毕业证存根、学生名册以及休、退、复、转学和学籍处理等文件材料由学工处按分工分别负责积累归档。

（四）针对某一科研课题的全部文字材料和本课题的全套技术材料，由该课题组（项目）负责人主持积累归档。其它有关科研工作的文件材料，由科研处负责积累归档。

（五）学校出版发行的各种刊物由编辑部负责立卷归档。

（六）基建及维修的计划、总结、工程原始基础材料（水文、气象、地质、社会调查等）、设计任务书、初步设计、技术设计、施工计划、工艺平面布置图、各种管线、电线布置图、工程预决算、施工记录、竣工图（三份）、工程总结及验收文件、其它有关的审批文件、合同协议书等由资产管理办公室负责立卷归档。

 （七）仪器、设备从申请购置到验收等全过程形成的文字材料、技术材料、随机文件、调试、维修记录等，由该设备使用部门立卷归档，有关仪器设备的管理性文件材料（如规划、计划、规章制度等），由资产管理办公室负责立卷归档。

（八）会计账目、报表、凭证等由财务处负责立卷归档。

第十八条 档案立卷的质量要求

（一）应归档的文件材料要收集齐全，组成案卷要清楚合理，按以事立卷的方法进行组卷。

（二）按文件形成的自然规律立卷，在立卷时按照某件事一个问题、一次会议、一项工程、一起案件、一种活动或同类同性事中文件材料形成的先后顺序和内在联系排列组卷。若解决一个具体问题形成的是单份文件，就按单份文件组卷；若形成的是一组文件，就按文件形成的先后顺序和文件与文件之间联系排列组卷。

（三）按照保管期限分开立卷。保管期限分永久、长期（30年）、短期（10年）三种，在同一事件中出现了不同保管期限的材料时，先按保管期限分开，然后按文件形成的规律排列立卷。保管期限的确定标准参考各类档案归档范围和保管期限表。

（四）主要工作程序。把排列好的文件材料按顺序整理后，填写全宗号、单位名称、案卷标题、文件形成起止时间、本卷张数、保管期限；卷底页的备考表主要包括：需要说明的情况、立卷人、检查人、日期等，排列完的文件用打号机在右下角打上顺序号。页号的填法与书刊页号的填法一样。

（五）上级下发的综合性计划，有本单位项目的存长期，没有项目的存短期。针对本单位指标的单项批复，可同单位请示一起立卷。

（六）为了保持档案文件的耐久性，文书部门在起草文件时，就要注意案卷质量，要选用耐久性的纸张。领导签批文件时，也不能用圆珠笔、铅笔。

（七）案卷要整齐、美观、大方。装订前要把金属物、空白页去掉，破损的文件要修补好。装订线外有字迹的文件要加边，装订时要把表格式材料的表头向里或向上。

（八）案卷排列要有系统。对于案卷排列应遵循案卷之间的内在联系，问题的重要程度或按问题发生的时间先后进行排列，同一问题的案卷按照保管期限永久、长期、短期顺序排列。

第十九条 学校各单位向综合档案室移交档案时，必须办理交接手续，填写移交清单一式两份，双方清点无误后签字、盖章，各执一份存查。

第四章 档案管理

第二十条 学校档案馆要按照国家有关档案管理标准化、规范化的规定与要求，制定学校的档案实体分类法和各类档案工作规范，编制案卷目录，全引目录和其它检索工具，做到分类科学、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等工作。

第二十一条  档案保管期限分为永久、长期（30年）和短期（10年）三种。 凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学校一般工作活动的，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

第二十二条 档案的鉴定、销毁工作：档案的鉴定工作分三步进行，第一步，在各单位处理文件归档时，按有关规定剔除一部分无保存价值的文件，即“不归档文件”，由本单位保存一、二年后销毁或转作参考资料使用；第二步，对归档的文件确定其保管期限；第三步，对保管期满并己无继续保存价值的档案，剔除销毁。这些工作由综合档案室会同有关业务部门共同进行。

第二十三条 档案鉴定工作由综合档案室会同有关业务部门对已到期的档案进行鉴定，登记造册，提出存毁初步意见，报主管校领导审批后，再保存一年后方能销毁。

第二十四条 销毁档案要有两个人以上负责监督，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁册上签字。

第二十五条 档案库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等安全措施及设备。综合档案室工作人员要随时检查档案的保管情况，发现问题及时向领导报告并及时进行处理。

第二十六条 学校要保证档案工作所需经费；为档案部门提供专用的、符合档案保管条件的档案库房；为档案部门配置先进的管理设备，逐步实现档案管理现代化。

第二十七条 建立和健全档案库房管理制度，由专人负责。对所存档案的保管情况定期进行检查清点，消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向学校领导汇报，及时处理。

第二十八条 学校综合档案室应对档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。

第五章 档案的开放和利用

第二十九条 学校综合档案室所保存的档案主要供本校利用，其他单位或个人需要查阅时应持单位介绍信或有效证明、证件，经综合档案室负责人同意后方可查阅。若利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，须经学校主管领导批准。

 第三十条 综合档案室应加强档案史料的研究、整理和信息开发工作，有计划地组织编辑档案史料，供学校领导及各部门工作利用。

 第三十一条机构撤销、合并时必须将全部应归档的文件材料进行认真整理、立卷，移交综合档案室保存。没有处理完毕的文件材料，可以由新的机构继续处理，然后立卷归档。

第三十二条 学校综合档案室须为档案利用提供便利条件和必要的检索工具。

第三十三条 综合档案室提供利用档案，一般不提供原件。加盖学校综合档案室专用公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第六章 考核、奖励与处罚

第三十四条 学校建立档案检查、考核制度，明确岗位职责。

（一）对于在档案工作中，做出突出贡献的部门或专兼职档案工作人员，要给予表彰和奖励。

（二）对部门档案工作业绩实行认可制，凡经考核不合格，限期改正，仍未达到要求的，其部门兼职档案员和部门分管档案工作负责人承担相应的责任。

第三十五条 有下列行为之一的，依照《档案法》学校对主管人员和直接责任人给予处分，构成犯罪的由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第三十六条 本办法由综合档案室负责解释。

第三十七条 本办法自公布之日起施行。