江苏省安全生产监督管理局江苏煤矿安全监察局机关公文处理办法

第一章  总则

第一条 为推进江苏省安全生产监督管理局江苏煤矿安全监察局（以下简称“省局”）机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化，根据《江苏省党政机关实施〈党政机关公文处理工作条例〉细则（试行）》和《江苏省安全生产监督管理局、江苏煤矿安全监察局工作规则》有关规定，结合安全生产监管监察工作实际，制定本办法。

第二条 省局公文是省局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规范性文件，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，做到及时、准确、安全。

第五条 省局各处室（以下简称“各处室”）应当高度重视公文处理工作，指定专人负责处理公文，熟悉公文处理办法，严格执行公文处理的各项规定。

第六条 省局办公室主管机关公文处理工作，并对各处室、各直属单位以及各市局的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章  公文种类

第七条 省局公文种类主要有（党政机关公文种类中的决议、命令（令）、公报、公告、议案省局基本不使用）：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，人事任免，批转、转发公文。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第八条 省局公文的主要形式和适用范围如下：

（一）省局党组文件。适用于下列事项：

1.向江苏省委（办公厅）报送请示、报告；

2.向国家安全监管总局党组报送请示、报告；

3.向江苏省纪委、省委组织部、省级机关工委等报送情况；

4.印发经省局党组研究决定的重大决策、党的建设方面的重要制度；

5.向机关和直属单位党组织部署工作；

6.干部任免；

7.其他需要以党组文件形式办理的事项。

（二）省局文件。适用于下列事项：

1.向江苏省委、省人大、省政府、省政协报送请示、报告；

2.向国家安全监管总局（办公厅）报送请示、报告；

3.与有关部门联合行文；

4.印发对重要事项作出的决定、提出的指导意见以及对全局性重要工作作出的安排和部署；

5.印发重大安全监管监察政策措施、规划预案、规范指南、工作制度等规范性文件；

6.确定或调整机关处室、直属单位的管理体制、机构设置、职能、编制等事项；

7.其他需要以省局文件形式办理的事项。

（三）省局函。适用于下列事项：

1.向不相隶属的部门提出其职权范围审批事项的申请，商洽、询问和答复有关工作；

2.与地方人民政府商洽、询问和答复有关工作；

3.征求有关部门、单位对安全监管监察政策措施、规章制度的意见；

4.批复各直属单位、市级安全监管部门请示事项；

5.其他需要以省局函形式办理的事项。

（四）办公室文件。适用于下列事项：

1.发布贯彻落实省局重要决定、政策的具体实施意见、措施和办法，部署督促检查工作，通知有关情况；

2.发布机关内部和直属单位适用的管理规定；

3.印发召开全省安全生产监管工作会议或全省性专题会议通知；

4.其他需要以办公室文件形式办理的事项。

（五）纪要。适用于印发省局党组会议、局长办公会议的审议和决定事项。省局领导主持召开的涉及业务工作的专题会议，可编写专题会议纪要。

第九条 处理紧急公务的公文可使用电报形式发文。省委办公厅机要局发来的内部明电、密码电报，应当严格执行党政机关电报格式规范及外交密码电报使用和管理规定。

第三章  公文格式

第十条 省局公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送（分送）机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位阿拉伯数字表示。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限；不标注保密期限的，其保密期限按对应密级分别为30年、20年、10年。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。十分紧急须即刻办理的事项标注“特提”，须２日内办理的紧急事项标注“特急”，须４日内办理的较紧急事项标注“加急”，须６日内办理的事项标注“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合发文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；并用联合发文机关时，一般将主办机关名称排列在前。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上报的公文，应同时标注各联合发文机关的签发人。

（七）标题。一般由发文机关全称或规范化简称、事由和文种组成。联合行文机关较多时，标题中的发文机关名称可简化为主办机关名称加“等部门”字样。转发文件时，如原标题过长，可根据文件内容重新确定标题。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署发文机关负责人签发的日期，联合行文署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。除印有特定发文机关标志的普发性公文、纪要和电报可以不加盖印章外，公文应当加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文各机关都应当加盖印章。

（十四）附注。政府信息公开属性等需要说明的事项，在成文日期的下一行加括号标注。上行文的请示还应当将联系人、联系电话作为附注。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送（分送）机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。分送机关适用于公告、通告、纪要。

（十七）印发机关和印发日期。印发机关为“江苏省安全生产监督管理局办公室江苏煤矿安全监察局办公室”“江苏省安全生产监督管理局办公室”“江苏煤矿安全监察局办公室”“江苏省安全生产监督管理局江苏煤矿安全监察局”“江苏省安全生产监督管理局”“江苏煤矿安全监察局”，印发日期为印制公文的年月日。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行。

第十二条 公文的具体版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越级的机关。

第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）向上级机关的请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级机关负责人直接交办事项和必须直接报送的绝密事项外，不得以省局名义向上级机关负责人报送公文，不得以省局负责人名义向上级机关报送公文。

（四）上行文涉及其他部门职能时，应当事先与有关部门协商，达成一致后再行文。如协商不能达成一致，可阐明理由，并将有关部门的意见作为附件报送。

（五）下级机关的请示事项，如需要以省局名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见，不得原文转报。

第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）根据隶属关系和职权范围确定主送机关，根据需要抄送应当知晓公文内容的相关机关。

（二）涉及安全生产监管工作的重要行文，应当抄送上级机关。

（三）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（四）涉及省政府多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，省局不得向下行文。

（五）涉及其他处室职责时，主办处室应当与有关处室协商、会签。未达成一致的不得行文。

第十七条 省局在职权范围内，可以函的形式与省政府各部门、地方人民政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。一般不得发布指令性公文或在公文中提出指令性要求，如确需行文，应当经省政府办公厅授权。

第十八条 经协商一致，省局可与省政府有关部门、地方人民政府及相应的党组织联合行文，也可与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

第十九条 涉及重大事项、提出新政策规定、处理新问题的行文，主办处室应当事先请示局领导；涉及公众和行政相对人利益的，应当公开征求意见；凡对法律、法规、部门规章条款做出解释的公文，须经政策法规处审核、会签；涉及外事的公文须经人事培训处会签。

第二十条 除办公室外，各处室不得对外正式行文，不得向市级安全生产监管部门印发政策性、规范性文件。未经授权，不得审批下达应当由省局审批下达的事项。发现越权行文的，办公室予以纠正或撤销。

各处室可以在职权范围内，以处室函的形式与其他相关部门的内设业务对口处室、市级安全生产监管部门、省局各直属单位商洽工作、通报情况，处理、询问、答复本处室业务工作中的一般性问题。

第二十一条 省局根据工作需要设置的临时机构或协调机构行文应当按照相关规定办理，原则上不对外制发正式公文。确需行文的，应当以省局或办公室代章发文，按公文拟制程序办理。

第五章  公文拟制

第二十二条 公文拟制包括公文起草、审核、签发等程序。

第二十三条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策、措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文、计量单位和标点符号等用法准确、规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取各方面意见。

（六）规范标注紧急程度，明确公开属性。涉及国家秘密的，定密、保管和流转等程序应当严格执行保密管理规定。

（七）与起草公文有关的发文依据和背景资料应当附在文稿之后。重要发文（如规范性文件）应当有单独的《起草说明》，说明起草依据、征求意见和审议过程等。

（八）处室主要负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。

第二十四条 公文签发前，应当经主办处室、办公室审核把关。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门或者省局机关有关处室职权范围内的事项是否经过充分协商、达成一致意见和会签。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十五条 经审核不宜制发的公文文稿，应当退回起草处室并说明理由；对于问题较多、需作进一步研究和修改的文稿，退回起草处室修改后重新审核；对于修改较多的文稿，应当由起草人誊清后再送签。

第二十六条 公文的签发：

（一）以省局党组名义发文由省局党组书记签发。

（二）以省局名义发文，按照局领导分工签发；涉及其他领导分管工作的，须经有关分管领导审阅后，再由局长或分管领导签发；涉及重大问题的，经分管领导审阅后，由局长签发。纪要由会议主持人签发。

（三）以局办公室名义发文，由各分管领导或办公室主任签发；机关各处室不得以处室的名义对外正式行文，确需发处室便函的，必须严格限定在职责范围内。

（四）与其他部门会签的文件，一般由省局分管领导签发。会签文件涉及省局的重要事项，要向局长或主持工作的副局长汇报，必要时经会议集体讨论决定。

（五）凡需要加盖省局印章或局办公室印章对外印发的文件材料，须经局办公室审核，由分管局长批准；重要事项报局长批准。

第二十七条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。签发公文须使用钢笔、毛笔或签字笔手签。

文稿经领导同志签发后，不得再作改动；确需修改的，主办处室应当提出意见，经办公室审核并请示签发人同意后方可修改。

第二十八条 联合发文与会签：

（一）省局主办的需要外单位会签的公文或与外单位联合行文，主办处室应当事先就文稿的有关内容与会签单位协商或征求意见。文稿经省局领导签发后送外单位会签。如会签单位提出不同意见，主办处室应当进行协调；未能达成一致的，应当列出各方理由、依据，提出办理建议，报省局领导决定。

（二）外单位主办的送省局会签的公文，由办公室提出拟办意见，转相关处室办理。主办处室应当及时提出会签意见，如涉及其他处室职能的，应当主动商有关处室提出会签意见。如无不同意见，由主办处室将会签文稿和审核意见报省局领导审签。如有不同意见，经协商仍未能达成一致的，不予会签，并由主办处室报经省局分管领导同意后向主办单位说明。

（三）各处室主办的公文如涉及其他处室职权范围内的事项，由主办处室负责人审核后商有关处室会签。如无不同意见，可送办公室核稿。如有分歧，主办处室应当主动与有关处室协调，仍不能达成一致，主办处室应当列出各方理由、依据，提出办理建议，报省局领导决定。

第六章  公文办理

第二十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第三十条 收文办理主要程序包括签收、审核、拟办、批办、承办、传阅、催办、答复等。

（一）签收、登记。办公室负责签收主送省局和办公室的公文，对收到的公文应当逐件清点，并登记主要信息。各处室收到主送省局和办公室的公文应当及时转交办公室。

（二）初审。办公室应当对收到的公文进行审核，审核的重点：是否应当由省局办理，是否符合行文规则，文种使用、公文格式是否规范。对不符合规定的公文，由办公室及时退回来文单位，重大事项报办公室负责人批准。

（三）拟办和批办。经初审符合规定的公文，由办公室提出办理意见，经省局主要领导或分管领导审阅，转相关处室阅办，限时办理的，应明确办理时限。涉及两个以上处室职能的，应当明确一个主办处室。

（四）承办。主办处室应当会同协办处室严格按照时限要求办理，协办处室应当积极配合，不得延误、推诿。对于在规定时限内未能办结的公文，主办处室应当主动与来文单位进行沟通，说明理由，商定回复时限及方式。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。阅批人之间一般不横向传阅，阅后应当退回办公室，按程序进行登记退文。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。办公室应当及时了解掌握公文办理进展情况，按照督促检查工作的有关规定，督促相关处室按期办理。

（七）答复。公文办理结果应当由承办处室以适当的形式及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第三十一条 发文办理主要程序包括编号、复核、印制、核发等。

（一）编号和复核。已经签发的公文，由办公室确定发文字号，并对审批手续、内容、文种、格式等进行复核。印制前，由主办处室对公文进行核校，确保准确无误；需对清样作一般文字调整的，应当送办公室重新审核确认；需对文稿进行实质性修改的，应当送办公室审核后报原签发人重新审定。

（二）印制。公文印制必须确保质量和时效。公文签发后应及时印制，特急件随到随办，加急件１日内完成，普通件２日内完成。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。办公室负责公文用印管理。用印应当严格执行省局印章管理办法。公文印制工作由机关服务中心负责，办公室归口管理。

（三）核发。公文用印、装订完毕，主办处室应当进行质量检查，并按照文件收发和电子传输的有关要求，安全、准确、及时地分发有关单位。

第三十二条 涉密公文的分发应当严格执行保密管理的有关规定。通过机要交通、邮政机要通信、机要文件交换站传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输，或者由专人报送。禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递、传输涉密公文。

第三十三条 公文整理归档应当做到：

（一）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和省局档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

（二）两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复制件。

（三）各处室应当按照规定定期向办公室移交档案。

第七章  公文管理

第三十四条 省局机关公文由办公室统一管理，各处室应当建立健全相应的处室公文管理制度，确保公文管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十五条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文由办公室专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定；局内形成的涉密公文，由原定密处室按照规定程序报批。

第三十六条 公文的印发传达范围应当按照标明的主送、抄送和分送机关执行。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

第三十七条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并按规定程序报批。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。转发机密级、秘密级公文，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的涉密公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十八条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十九条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定，由办公室组织进行清退或者销毁。

第四十条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十一条 机构调整时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在处室应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章  附则

第四十二条 以江苏省安全生产委员会（办公室）名义印制的公文，参照上述规定办理，经分管局领导审阅后，报局长审示，呈分管副秘书长和分管省长签发（生产安全事故挂牌督办和解除挂牌督办的文件除外）。

第四十三条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十四条 省局各直属单位的公文处理工作，可以参照本办法执行。

第四十五条 本办法由省局办公室负责解释。

第四十六条 本办法自印发之日起施行。

2016年3月31日